Todo anfitrião ou responsável por qualquer alojamento turístico deve concluir o processo de Registo de Viajantes, bem como enviá-lo às autoridades, independentemente do tipo de alojamento oferecido (hotel, casa rural, alojamento local…). O não cumprimento desta obrigação implica penalizações económicas elevadas.
Até agora, o registo de hóspedes junto das autoridades tem sido realizado através das Hospedarias da Guardia Civil e da WEBPOL, mas para facilitar o processo e centralizar todas as comunicações numa única plataforma, o Ministério do Interior criou a plataforma SES.HOSPEDAJES.
*Esclarece-se que este é um guia orientativo para realizar o registo no SES.HOSPEDAJES e a posterior ligação com a plataforma Check-in Scan.
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SES.HOSPEDAJES é uma plataforma desenvolvida pelo Ministério do Interior através da qual pessoas singulares e coletivas poderão comunicar os dados exigidos no (BOE) e recolhidos através do registo dos Boletins de alojamento (partes de entrada).
Na nova plataforma, será necessário fornecer mais dados sobre os hóspedes do que nos registos anteriores, e alguns deles são difíceis de verificar, como por exemplo o grau de parentesco entre hóspedes ou o endereço completo dos mesmos. Pode encontrar a lista completa de dados no Anexo 1 do referido decreto. A plataforma recolhe 21 dados por hóspede, incluindo nome completo, documento de identificação, nacionalidade, data de nascimento, morada completa, país de residência, data de entrada e saída e relação de parentesco entre os membros do grupo. Todos estes dados devem ser comunicados nas primeiras 24 horas após o check-in
A plataforma SES.Hospedajes começou a operar a 2 de janeiro de 2023, estabelecendo um período de adaptação de 5 meses até 1 de junho de 2023, mas devido à complexidade técnica do desenvolvimento, o Ministério do Interior publicou uma nota de imprensa prorrogando a sua utilização até 1 de outubro de 2024. Já próximo dessa data, o Ministério do Interior emitiu um novo comunicado oficial adiando a obrigatoriedade de realizar o Registo de Viajantes na plataforma SES.Hospedajes até 2 de dezembro de 2024, data definitiva em que entrou em vigor o Real Decreto 933/2021 e, com ele, a obrigatoriedade de realizar o registo de viajantes na plataforma.
Para começar a utilizar o SES.HOSPEDAJES, em primeiro lugar deves aceder à plataforma. De seguida, deverás procurar a secção “Acesso ao Registo de Estabelecimentos e Entidades” e clicar no @ da coluna “Acesso”. O registo deve ser efetuado pela pessoa responsável pelo alojamento (proprietário ou gestor). Se for um gestor, deve utilizar o **certificado digital pessoal**, e não o do proprietário. Não é permitido o uso partilhado de credenciais.
A responsabilidade de efetuar o registo no SES.HOSPEDAJES recai sobre a pessoa responsável pelo alojamento, não necessariamente sobre o proprietário do mesmo.
Após este passo, deverás selecionar a “Plataforma de identificação para as Administrações”, entre elas “CL@VE PIN”, “DNIE /, “CLAVE MÓVEL” ou “CLAVE PERMANENTE”. Utiliza **Cl@ve PIN** ou **Cl@ve Móvel** se não tiveres certificado digital. São mais fáceis de gerir e suficientes para o acesso ao SES.HOSPEDAJES. O certificado digital é obrigatório apenas para o registo inicial.
Se ainda não dispões de nenhum destes métodos, aqui tens instruções sobre como obtê-los:
Depois de acederes através de uma das plataformas de identificação, verás duas opções no ecrã. Caso já estejas registado na plataforma do Ministério, SES.HOSPEDAJES, e pretendas alterar algum dado do teu alojamento, clica no botão Aceder, à direita. Caso pretendas registar um alojamento, deves clicar no botão Preencher Formulário, à esquerda.
Necessitarás do para registar a tua propriedade na plataforma do Ministério do Interior e obter os acessos ao SES.HOSPEDAJES. A Check-in Scan não te pedirá em nenhum momento nem os acessos à plataforma, nem o certificado digital para realizar o registo de hóspedes.
Por outro lado, é necessário dispor do programa autofirm@ ou cl@ve firma para assinar digitalmente o pedido de registo do estabelecimento na plataforma.
IMPORTANTE: Deve ter-se em conta que, tratando-se de ferramentas de identificação governamentais externas à nossa plataforma, o suporte técnico está fora do nosso âmbito. Em caso de dúvidas quanto à utilização destas ferramentas, consulte um assessor jurídico.
De seguida, deverás preencher um formulário com os dados do alojamento e do respetivo titular. Neste momento, é importante assinalar a opção “Envio de comunicações por serviço web”, caso utilizes ferramentas de comunicação automática de dados com as autoridades, como a Check-in Scan.
Se seguiste todos os passos corretamente e preencheste o formulário de forma adequada, deverás receber um email do Ministério do Interior a confirmar a inscrição do alojamento na sua base de dados. Além disso, no mesmo email constarão dados importantes como o número de registo, o código de arrendador e o código do estabelecimento. Guarda estes dados num local de fácil acesso. Receberás também os acessos para entrar na plataforma SES.HOSPEDAJES sem necessidade de utilizar o Certificado Digital ou a Cl@VE.
Não serão iniciados processos sancionatórios por infrações não dolosas relacionadas com a comunicação de viajantes.
O registo de hóspedes deve ser efetuado através da plataforma SES.HOSPEDAJES em todo o território nacional, exceto no País Basco e na Catalunha, substituindo o envio de dados à Guardia Civil e à Polícia Nacional.
Neste caso, a plataforma pode não funcionar por vários motivos. Em primeiro lugar, a plataforma tem registado micro falhas desde o seu lançamento, o que pode impedir o acesso.
Por outro lado, é possível que o navegador tenha cache acumulada, pelo que deves limpar cookies e cache ou utilizar um navegador diferente.
Se continuar sem funcionar, entra em contacto com o suporte técnico do SES.HOSPEDAJES. Se o SES.HOSPEDAJES estiver indisponível, deves tentar o envio noutro momento. Não são aceites justificações por falhas técnicas. Recomenda-se a utilização de ferramentas com **filas de envio automático** que repetem a tentativa quando a plataforma volta a estar operacional.
A plataforma WEBPOL da Polícia Nacional, bem como o registo de hospedarias da Guardia Civil, deixaram de prestar serviço. Em ambas as plataformas surgirá uma mensagem a indicar que a comunicação de hóspedes deve ser realizada através da plataforma SES.HOSPEDAJES.
Segundo o Ministério do Interior, 2 de dezembro de 2024 é a data definida para o início da utilização obrigatória da plataforma.
Para saber o código de arrendador, entra na plataforma SES.HOSPEDAJES e, tal como no primeiro passo, clica no @ da secção “Acesso ao registo de estabelecimentos e entidades”.
De seguida, dirige-te à secção “Os meus dados de registo” no teu perfil, onde poderás visualizar o código, conforme mostrado na imagem seguinte.
Na plataforma SES.HOSPEDAJES, clica em “Acesso à consulta e envio de comunicações de atividades de hospedagem ou aluguer de veículos” através do “@”.
De seguida, na secção “Nova comunicação”, clica no botão “Preencher formulário”.
Continuando o processo, seleciona o estabelecimento do qual pretendes saber o código (caso tenhas vários) e, de seguida, seleciona o tipo de comunicação a realizar, neste caso “Boletim de viajantes”. Prossegue clicando no botão amarelo “Continuar”.
No ecrã seguinte, na secção “Informação do estabelecimento”, poderás encontrar o “Código do estabelecimento”.
Caso não recebas o email com os acessos à plataforma ou não saibas qual é a tua palavra-passe, podes aceder à secção “utilizador de webservice”, verificar o teu utilizador e alterar a palavra-passe clicando no botão “alterar palavra-passe”.
O SES.HOSPEDAJES é atualmente a única via legal para o registo de hóspedes em Espanha. Cumprir esta obrigação não só evita sanções, como também demonstra profissionalismo. Utiliza ferramentas como a **Check-in Scan** para automatizar o processo, garantir o envio em menos de 24 horas e manter o teu negócio turístico 100% legal.
Envia os registos de viajantes de forma cómoda e automática às autoridades competentes com a Check-in Scan. Na Check-in Scan, estamos integrados com os diferentes organismos de autoridade em Espanha, bem como com a nova plataforma do Ministério do Interior SES.HOSPEDAJES, para que possas realizar o processo de registo de viajantes de forma automática através do nosso sistema. Contacta-nos para saber mais.
