Boletim de alojamento: modelo oficial e campos obrigatórios

O boletim de alojamento é o documento com que quem presta alojamento comunica a estadia de cada hóspede estrangeiro em território nacional. A obrigação existe desde 2007, mas o modelo oficial foi substituído em outubro de 2023 — e continua a circular online a versão anterior.

Este guia trata do documento em si: que modelo está em vigor, que campos tem de conter, em que formato, quem tem de constar em cada boletim e como corrigir um envio errado. Para o portal, os prazos, os modos de envio e as coimas aplicáveis, consulte o guia SIBA: registo no portal e comunicação de hóspedes.

O que é o boletim de alojamento

O boletim de alojamento — habitualmente designado por BA — está previsto no artigo 15.º da Lei n.º 23/2007, de 4 de julho (Lei de Estrangeiros) e destina-se a permitir o controlo dos cidadãos estrangeiros em território nacional.

É um documento por hóspede e por estadia. Circula em suporte eletrónico, através do SIBA, e o seu conteúdo não é livre: o modelo é aprovado por portaria do membro do Governo responsável pela área da administração interna, nos termos do n.º 2 do mesmo artigo.

Modelo oficial: as portarias que o aprovam

O modelo é distribuído gratuitamente através do sítio da UCFE na Internet.

Cuidado com os impressos que circulam online. Vários sites disponibilizam modelos em PDF para preenchimento manual. Podem servir como ficha interna de recolha de dados no momento do check-in, mas não substituem a comunicação eletrónica nem são o documento entregue às autoridades. Qualquer impresso anterior a outubro de 2023 reproduz um anexo já revogado.

Campos e formatos do boletim de alojamento

Estes são os dados efetivamente transmitidos por cada hóspede. Todos são obrigatórios, com três exceções: local de nascimento, local de residência e — no primeiro envio — data de saída.

Além dos dados do hóspede, o sistema identifica a unidade de alojamento através do NIPC, número de estabelecimento, nome, abreviatura, morada, localidade, código e zona postal, telefone, nome e e-mail do contacto. O fax é o único campo não obrigatório.

As regras de preenchimento que geram mais erros

• Nacionalidade e países usam códigos ICAO de três letras, não o nome do país nem o código de duas letras a que estamos habituados. Portugal é PRT, Espanha ESP, Alemanha DEU, Brasil BRA.
• Nomes só em maiúsculas e sem caracteres fora da lista permitida. Um nome com ü, ß ou ł tem de ser transcrito conforme a zona de leitura ótica do documento.
• O número do documento vai sem espaços nem sinais. Passaportes que apresentam o número em blocos separados devem ser introduzidos de forma contínua.
• Nos ficheiros de envio por lote, as datas usam o formato AAAAMMDD e os campos são delimitados por | (pipe).
• Os dados devem corresponder exatamente ao documento apresentado, incluindo a ordem dos apelidos. Uma inversão de dígitos num número de passaporte é motivo bastante para contraordenação.

Estrutura de dados por modo de envio

A escolha do modo de envio faz-se na inscrição e está explicada no guia do SIBA. O que interessa aqui é a estrutura que cada um exige:

• Upload de ficheiros — ficheiro de texto .DAT, com nomenclatura <NIF><Estabelecimento><NúmeroFicheiro>.DAT e três tipos de registo: cabeçalho 0, boletim 1 e resumo 9. Um ficheiro que contenha apenas as linhas 0 e 9 é rejeitado — acontece quando não houve movimento de hóspedes estrangeiros nesse dia, e nesse caso simplesmente não deve ser enviado.
• Web service — método EntregaBoletinsAlojamento, com XML validado pelo esquema BAL.XSD. O retorno 0 significa sucesso; qualquer outro valor devolve XML com código e descrição do erro.
• Inserção no portal — preenchimento campo a campo, agrupado em listas de envio diárias.

Quem tem de constar num boletim

Comunica-se cada hóspede sem nacionalidade portuguesa, incluindo cidadãos da União Europeia, e independentemente da idade. Um grupo de seis pessoas são seis boletins, não um.

Onde há margem é na formalidade da assinatura, e não no número de boletins. O artigo 15.º, n.º 3 dispensa o preenchimento e a assinatura pessoal por ambos os cônjuges e pelos menores que os acompanhem, bem como por todos os membros de um grupo de viagem: basta que um dos cônjuges, ou um membro do grupo, cumpra essa formalidade. No caso de menores integrados em grupos de viagem, assina o responsável do grupo.

Documentos de identificação aceites

Nos termos dos artigos 9.º e 10.º da Lei de Estrangeiros e do artigo 45.º da Convenção de Aplicação do Acordo de Schengen, o hóspede deve exibir documento de identidade válido:

• Passaporte ou documento que o substitua;
• Bilhete de identidade ou documento equivalente;
• Título de residência, prorrogação de permanência, ou cartão de identidade atribuído a diplomatas, pessoal administrativo e doméstico equiparado, e funcionários de organizações internacionais com sede em Portugal;
• Laissez-passer emitido pelas autoridades do Estado de que são nacionais ou do Estado que os represente;
• Licença de voo ou certificado de tripulante; documento de identificação de marítimo ou cédula de inscrição marítima, quando em serviço;
• Documentos emitidos ao abrigo das convenções relevantes entre os Estados Partes do Tratado do Atlântico Norte;
• Para menores: boletim de nascimento ou averbamentos no passaporte dos progenitores;
• Outros documentos emitidos por autoridades nacionais ou estrangeiras quando, por razões atendíveis como furto ou roubo, a pessoa não possa apresentar o passaporte.

Na ausência total de documentos, devem ser contactadas as forças policiais locais ou as autoridades consulares.

Pode ficar com o documento do hóspede?

Em regra, só com o consentimento do titular. Os documentos de viagem e de identificação são pessoais e intransmissíveis. Apenas as autoridades policiais e judiciais têm competência para os reter, e mesmo essas só pelo tempo estritamente necessário à prática do ato em causa.

A regra da data de saída

Circula a ideia de que basta indicar logo a data prevista de check-out e poupar o segundo registo. Tecnicamente é aceite — o campo é opcional e, se preenchido, tem de ser igual ou posterior à data de entrada.

Mas as normas de preenchimento do SIBA são explícitas: a data de saída deve ser comunicada apenas no dia em que o hóspede efetua o check-out. Enquanto não for lançada, o registo fica em situação de “não lançada” e reaparece automaticamente na lista de envio seguinte.

A razão é prática e tem consequências: depois de lançada a data de saída, o boletim já não pode ser corrigido. Se a estadia se prolongar ou encurtar, obriga a um novo registo. Antecipar o check-out é, por isso, uma falsa economia de tempo.

Regra associada, frequentemente ignorada: não se registam hóspedes em no-show. Nunca se comunica alguém que ainda não entrou no alojamento.

Corrigir um boletim enviado com erro

Os boletins de alojamento não podem ser eliminados. Só podem ser corrigidos enquanto a data de check-out não tiver sido lançada e a lista de envio continuar em edição.

Se a data de check-out já foi lançada e a lista já foi enviada:

• estadia prolongada — novo registo com as novas datas de entrada e saída;
• estadia antecipada — novo registo com as datas em que o hóspede efetivamente permaneceu;
• erro nos dados de identificação — novo registo com os dados corretos.

Em todos os casos deve informar siba@ssi.gov.pt, indicando o NIF da unidade e os dados do boletim a eliminar ou retificar.

Se o portal ou o seu software estiverem indisponíveis, existe procedimento previsto: comunicar por e-mail para siba@ssi.gov.pt o NIF, a previsão do tempo de indisponibilidade e os dados dos hóspedes alojados nesse período, com o compromisso de os comunicar por via eletrónica assim que a situação for reposta. É o que permite demonstrar diligência quanto ao prazo.

Proteção de dados na recolha

Quem comunica limita-se a lançar os dados na aplicação da UCFE, sem os poder copiar nem manipular. Após o envio do registo de saída pode visualizar os dados que lançou, e apenas esses. A base de dados é supervisionada pela Comissão Nacional de Proteção de Dados, e os prazos de conservação no sistema estão descritos no guia do SIBA.

Atenção a um ponto que passa muitas vezes ao lado: se recolher os dados numa ficha interna de check-in, em papel ou digital, essa recolha é um tratamento seu, sob a sua responsabilidade. Exige base legal — cumprimento de obrigação legal —, informação ao titular nos termos do Regulamento (UE) 2016/679 e um prazo de conservação definido e proporcional. Guardar fotocópias de passaportes indefinidamente, sem finalidade nem prazo, não é conformidade: é exposição.

O boletim de alojamento não é o livro de registo de hóspedes

São obrigações distintas, e confundi-las é uma das causas mais comuns de incumprimento.

Note-se que o Decreto-Lei n.º 128/2014 não é a base legal do boletim de alojamento. Regula o registo do alojamento local, o livro de informações, o seguro e a fiscalização da atividade. A obrigação de comunicar hóspedes estrangeiros nasce da Lei de Estrangeiros.

Perguntas frequentes

Um casal alemão com dois filhos pequenos: quantos boletins?

Quatro. A comunicação é individual e independente da idade. Só a assinatura pode ser cumprida por um dos cônjuges.

O hóspede tem um único nome no passaporte. Onde o coloco?

No campo Apelido. O campo Nome fica em branco.

O documento não indica o dia e o mês de nascimento. O que preencho?

Assume-se o dia 1 de janeiro do ano indicado.

Os pais não têm documento dos filhos menores. Como procedo?

O boletim de nascimento ou os averbamentos no passaporte dos progenitores são aceitáveis. Não havendo qualquer documento, o caso resolve-se junto das autoridades policiais competentes ou da embaixada.

Posso usar um impresso em papel?

Apenas como ficha interna de recolha de dados no check-in. A comunicação às autoridades é obrigatoriamente eletrónica e o fax já não é aceite.

O hóspede recusa-se a mostrar o documento.

A UCFE é clara: um cliente que se recusa a identificar não deve ser aceite. Além das razões de segurança, o registo é necessário para controlo fiscal e estatístico, e o responsável do estabelecimento fica sujeito à aplicação cumulativa de coimas e sanções penais.

Enviei um boletim com o número de passaporte errado. Consigo apagá-lo?

Não. Os boletins não se eliminam. Se a data de check-out ainda não foi lançada e a lista continua em edição, corrija-o; caso contrário, faça novo registo com os dados corretos e informe siba@ssi.gov.pt.

Automatize o preenchimento e a validação

É no preenchimento manual que nascem as contraordenações — raramente por má-fé, quase sempre por acumulação de pequenas falhas: um dígito trocado, um código ICAO errado, um check-out não lançado numa semana cheia.

Com o Check-in Scan, o hóspede faz o check-in online antes de chegar, os dados são extraídos por leitura do documento e validados contra as regras de formato descritas acima — caracteres permitidos, códigos ICAO, coerência de datas — e o boletim segue para o SIBA por web service, dentro do prazo, com o ofício comprovativo arquivado. Veja também as funcionalidades de conformidade legal e de registo de hóspedes.