É obrigatório apresentar o documento de identidade ou passaporte num hotel?

Os hóspedes muitas vezes mostram-se relutantes na hora de apresentar o Cartão de Cidadão num hotel, e isso é completamente normal porque estamos a entregar os nossos dados pessoais para uso por terceiros.

Atualmente, as pessoas singulares ou coletivas que exercem atividades de hospedagem estão obrigadas ao registo documental das pessoas que se hospedam no alojamento.

Tendo isto em conta, os estabelecimentos turísticos estão obrigados a apresentar o número do Cartão de Cidadão do hóspede na altura de fazer a comunicação do boletins de alojamento.

Na hora de realizar o Check-in num hotel ou alojamento turístico, a normalidade é que o ou a rececionista nos peça o Cartão de Cidadão para fazer uma fotocópia ou escaneamento do mesmo, mas… É legal que o hotel nos exija o nosso documento de identidade ou passaporte para o fotocopiar?

É legal pedir fotocópia do Cartão de Cidadão dos hóspedes ou fotocopiá-lo no hotel?

O facto de fazer um escaneamento ou uma fotocópia do Cartão de Cidadão mediante um scanner ou uma impressora física, pode provocar o incumprimento do RGPD, já que neste caso, está-se a armazenar uma imagem completa do documento de identidade do hóspede.
Os alojamentos turísticos devem extrair os dados do documento de identidade ou passaporte sem conservar posteriormente uma cópia do documento, seja física ou digital.

Por outro lado, é legal utilizar ferramentas de escaneamento que, como já comentámos, só extraiam os dados necessários para poder preencher o parte de viajantes e não armazenem nenhuma cópia da imagem do documento.

No Check-in Scan, escaneamos o documento de identidade do viajante sem arquivar nenhum tipo de cópia digital do mesmo.

Para preencher o parte de viajantes de forma automática, é imprescindível escanear o código MRZ do documento, extraindo deste o conjunto de dados necessários para preencher o parte de viajantes sem fazer uma cópia digital do mesmo e poder fazer a comunicação dos dados ao organismo competente cumprindo a lei.

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Também não se devem comentar os dados de algum documento de identidade em voz alta

Neste contexto, o hóspede poderia ser gravado para posteriormente suplantar a sua identidade na hora de dar de alta um serviço ou uma conta bancária, apresentando o seu documento de identidade mediante a sua própria voz.

Porque como responsável de um alojamento turístico ou hotel não deves fotocopiar o Cartão de Cidadão?

No caso de um hotel decidir escanear um documento de identidade ou passaporte e guardar as cópias de forma digital ou física, pode enfrentar sanções por incumprimento do RGPD.

Boas práticas para realizar um Check-in legal em qualquer alojamento turístico

1. Identificar o hóspede com documento válido O hóspede deve apresentar um documento oficial de identidade: Cartão de Cidadão, passaporte ou equivalente se for estrangeiro.
2. Não guardar fotocópias nem escaneamentos do documento Não se deve conservar uma imagem física ou digital proveniente de uma fotocópia ou escaneamento do documento. Isto incumpre o RGPD e pode supor sanções importantes.
3. Fazer fotocópia do Cartão de Cidadão e guardá-la.
4. Escanear o documento com uma app ou dispositivo que guarde imagem completa.
5. Usar ferramentas legais de escaneamento É permitido utilizar ferramentas que extraiam só os dados necessários (nome, número de documento, nacionalidade, data de nascimento, etc.) sem guardar imagem alguma do documento.
6. Ferramentas como Check-in Scan, que extraem dados do código MRZ sem armazenar cópia do documento.
7. Comunicar os dados do boletim de alojamento. Deve ser enviado de forma telemática, utilizando a plataforma oficial, AIMA – SEF.
8. Certifica-te de que a ferramenta que uses para o check-in esteja homologada e cumpra os protocolos de segurança e privacidade exigidos.
9. Evitar a leitura ou menção de dados em voz alta Não se devem comentar dados pessoais (nome completo, número de documento, etc.) em voz alta, já que poderiam ser gravados e utilizados de forma indevida.
10. Informar o hóspede sobre o tratamento de dados Deves ter disponível um aviso de privacidade onde se informe os hóspedes acerca de:
    
    • Que dados se recolhem.
    • Com que finalidade.
    • Que medidas de segurança se aplicam.
    • A que organismo se comunicam.
    • Direitos do hóspede sobre os seus dados (acesso, retificação, supressão, etc.).