Na hora de fazer o check-in automático utilizando plataformas tecnológicas, há uma grande diferença entre escanear um documento e fotocopiá-lo. Dependendo de como se realize a ação de escanear ou fotocopiar na hora de fazer o check-in dos hóspedes, podes enquadrar-te dentro da lei ou completamente fora dela, o que te pode acarretar problemas com hóspedes e com as autoridades de controlo.
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A diferença principal entre escanear e fotocopiar reside no propósito e no resultado do processo:
Escanear digitaliza, enquanto fotocopiar reproduz em papel.
Durante o processo de check-in automático ou remoto, o hóspede deve fornecer os dados do seu documento de identidade. Estes dados serão utilizados para que o proprietário, administrador ou rececionista do alojamento turístico possa fazer o registo dos dados do hóspede em função das diretrizes marcadas pelo Decreto Real 933/2021.
Na hora de fazer o processo de registo e a extração de dados exigida, deve evitar-se realizar uma cópia física ou digital do documento de identidade do hóspede.
Segundo a Lei de Proteção de Dados, não se enquadra dentro da lei o armazenamento de um documento de identidade de um hóspede em formato físico ou digital.
Então…
É ilegal no momento em que se faça uma cópia física ou digital do documento. Se trabalhas com alguma plataforma de Check-in Online, assegura-te de que na hora de escanear o código MRZ, não se faz nenhuma cópia digital do próprio documento de identidade do hóspede.
Desde o Check-in Scan, escaneamos o documento obtendo só os dados necessários para preencher o parte de viajantes sem fazer nenhum tipo de cópia digital do documento de identidade.
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Faz o Check-in automático dos teus hóspedes e comunica-o às autoridades competentes cumprindo a lei.
Deves ter muito cuidado com respeito à plataforma de Check-in online que escolhes, já que algumas fazem o escaneamento do documento guardando uma cópia digital, podes informar-te acerca de sanções a alojamentos turísticos por tentar fotocopiar os dados do documento de identidade.
Não se pode fazer uma cópia física ou digital do documento de identidade, porque entraria em conflito com a Lei de Proteção de Dados. O adequado seria fazer a extração dos dados exigidos no Anexo I do Decreto Real 933/2021 sem fazer uma cópia do documento mediante plataformas de Check-in.
Algumas plataformas utilizam OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) em vez de escaneamento MRZ. Esclarecer que o scanner OCR extrai texto de qualquer parte do documento, o que pode gerar problemas de proteção de dados, no entanto, o escaneamento MRZ só captura os dados necessários do código de leitura mecânica, alinhando-se melhor com a normativa.
